Letné mesiace na klientskych centrách pravidelne sprevádza nápor ľudí, ktorí si na poslednú chvíľu vybavujú cestovné pasy, občianske preukazy či ďalšie úradné záležitosti. Okresný úrad Košice preto v spolupráci so spoločnosťou Antik spustil novú službu, ktorá má klientom umožniť využiť čas čakania efektívnejšie.
Po vytiahnutí poradového lístka už totiž nemusia sedieť v klientskom centre. Prostredníctvom aplikácie alebo webu Naše Košice môžu sledovať svoje poradové číslo, orientačný čas zostávajúceho čakania aj aktuálne dianie na informačnej tabuli vyvolávacieho systému.
Kým sa ich číslo blíži, môžu si vybaviť iné záležitosti, zájsť na obed alebo na kávu a na úrad sa vrátiť tesne pred vybavením.
Vytlačiť lístok a zadať číslo
Nová služba funguje až po príchode na okresný úrad na Komenského ulici. Klient si najskôr vytiahne poradový lístok vo vyvolávacom systéme. Následne otvorí web alebo aplikáciu Naše Košice, kde zadá číslo zo svojho lístka. Ak klient aplikáciu ešte nemá nainštalovanú, môže si ju stiahnuť naskenovaním QR kódu umiestneného v klientskom centre.
Systém mu následne zobrazí počet čakajúcich pred ním, orientačný čas zostávajúceho čakania aj živý obraz informačnej tabule. Odhadovaný čas sa priebežne aktualizuje podľa aktuálnej situácie pri jednotlivých okienkach.
Ak sa niektoré vybavenie predĺži alebo naopak niekto na svoje číslo nepríde, systém čas automaticky prepočíta. Úrad zároveň upozorňuje, že ide o orientačný údaj, preto by mal klient počas čakania priebežne sledovať vývoj poradia.
Podnety od klientov
Prednosta Okresného úradu Košice Tomáš Kysela hovorí, že úrad evidoval dlhodobý záujem verejnosti o možnosť sledovať priebeh vybavovania aj mimo budovy.
Pripomenul, že v minulosti síce okresný úrad sprístupňoval živý obraz informačnej tabule prostredníctvom webkamery, toto riešenie však nebolo dlhodobo udržateľné. Aj preto začal hľadať novú platformu, ktorá by klientom ponúkla viac než len pohľad na poradové čísla.
„Aktuálne získa klient informáciu, že má napríklad ešte hodinu a pol čas. Nemusí čakať v klientskom centre, môže ísť na kávu, na obed alebo si vybaviť iné záležitosti. Sleduje pritom aplikáciu, ktorá priebežne prepočítava čas podľa aktuálneho vývoja,“ povedal Kysela.
Rozšírenie aj mimo Košíc
Podľa neho prichádza novinka v období, keď klientske centrum zažíva tradične najvyšší počet návštevníkov. Počas letných prázdnin totiž ľudia vo zvýšenej miere vybavujú cestovné doklady pred dovolenkami.
Podľa Kyselu patrí košické klientske centrum spolu s Bratislavou medzi najvyťaženejšie na Slovensku. Práve vysoký počet návštevníkov počas letnej sezóny bol jedným z dôvodov, prečo úrad hľadal spôsob, ako ľuďom uľahčiť čakanie.
Riešenie plánuje predstaviť aj vedeniu Ministerstva vnútra SR. Tvrdí, že záujem o podobný systém už prejavili viacerí prednostovia okresných úradov z rôznych častí Slovenska.
„Budeme spoločne s Ministerstvom vnútra hľadať celoslovenskú platformu, ktorá bude slúžiť všetkým,“ dodal Kysela.
Čím bližšie, tým presnejšie
Vývojári museli zároveň nájsť spôsob, ako službu sprevádzkovať bez zásahu do informačných systémov Ministerstva vnútra SR.
„Vôbec sa nemusíme pripájať do siete rezortu. Systém pracuje s verejne dostupnými údajmi pri snímaní informačnej tabule vyvolávacieho systému a na ich základe priebežne odhaduje zostávajúci čas čakania. Čím viac sa klient blíži k svojmu poradovému číslu, tým presnejší je aj samotný odhad,“ priblížil fungovanie systému riaditeľ spoločnosti Antik Igor Kolla.
Vyzdvihol prístup vedenia okresného úradu pri príprave projektu.
„Najväčšiu zásluhu na tom má prednosta. Keby sa uspokojil s tým, že to nejde, nikdy by sme takéto riešenie nenašli. Práve byrokratické prekážky bývajú pri podobných projektoch najväčším problémom, no on hľadal spôsob, ako ich prekonať, nie dôvody, prečo sa to nedá,“ uzavrel Kolla.
Chystajú ďalšie rozšírenia
Nová služba je zatiaľ v pilotnej prevádzke. Okresný úrad počíta s jej ďalším rozvojom, pričom v hre sú automatické upozornenia na blížiace sa poradové číslo.
Spolupráca s Antikom má pokračovať aj pri pripravovanej modernizácii parkoviska pri budove okresného úradu, kde by do budúcna podobným spôsobom chceli klientom dať dopredu aj informáciu o počte voľných parkovacích miest. Pozemok je vo vlastníctve štátu, no kvôli absencii regulácie je celodenne preťažený.
„Najväčší problém nám spôsobuje blízkosť vysokoškolských internátov. Časť študentov, ktorí prichádzajú do Košíc, tam autá odparkujú od nedele do piatku. Kapacita je plná aj kvôli ľuďom, ktorí pracujú v okolí, a naši klienti nemajú kde zaparkovať,“ doplnil prednosta.
Modernizácia parkoviska, ktorej súčasťou bude inteligentný prístupový systém, by sa mala rozbehnúť v najbližších týždňoch, pričom práce by mali byť ukončené na jeseň.
text: Michal Lendel
foto: Okresný úrad Košice
